La Ville de Beaupré s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander l’accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels par l’entremise de notre site Internet ou une de nos applications mobiles, après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à leur utilisation et leur communication.
EN BREF
Comment
Lorsque vous naviguez sur notre site Internet ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.
Quoi
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d’achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.
Pourquoi
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Internet. Certains fournisseurs qui nous aident aussi à traiter des paiements, évaluer la richesse foncière ou communiquer avec vous auront aussi accès à certains renseignements.
Où
Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l’extérieur du Québec.
VOS DROITS
Vous avez le droit de demander l’accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT
Vous avez le droit de retirer votre consentement, à la collecte de vos données par la Ville, en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.
Qu’entend-on par « Renseignement personnel » ?
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Comment la Ville recueille vos renseignements personnels ?
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
- Utilisez notre site Internet
- Remplissez un formulaire disponible sur le site Internet
- Faites une demande de permis
- Vous inscrivez à des activités de loisir
- Empruntez un livre à la bibliothèque municipale
- Postulez pour un emploi
- Louez un espace appartenant à la Ville
- Formulez des demandes au Conseil municipal
- Vous inscrivez à l’Infolettre
- Effectuez des paiements
- Participez aux séances filmées du Conseil municipal
Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
Renseignements sur l’identité
- Nom
- Adresse de résidence
- Adresse de correspondance
- Téléphone
- Courriel
- Date de naissance
- Assurance maladie
- Assurance sociale
La Ville détermine, sur une base régulière, le type de Renseignements Personnels recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Ville ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent.
Ces renseignements sont recueillis pour être en mesure de vous offrir divers services municipaux tels que :
- Accès à notre site Internet
- Obtention d’un permis
- Abonnement à la bibliothèque
- Services de loisirs
- Camp de jour
- Taxation
- Traitement des plaintes et requêtes
DE MANIÈRE GÉNÉRALE
Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
- Respecter nos obligations légales
- Prévenir les cybermenaces et les fraudes
- Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes
- Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres
- Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d’enquêtes
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette politique.
Cependant, notre site Internet peut vous proposer des liens vers d'autres sites ou services Internet qui appartiennent à des tiers et sont exploités par eux; ces sites ne sont pas affiliés à notre organisation. Vous comprendrez que les liens Internet qui figurent sur notre site sont indépendants et peuvent également recueillir vos renseignements personnels ou informations de témoins (cookies).
Nous ne pouvons être tenus responsables de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. De plus, nous ne pouvons garantir ni émettre aucune déclaration à l'égard de l'exactitude, de l'opportunité et (ou) du caractère exhaustif de l'information contenue sur ces sites Internet externes.
Où vos renseignements sont-ils hébergés?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section «Comment nous contacter?»
Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas?
Cette politique ne s’applique pas aux sites web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à une activité de loisir), la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection de renseignements personnels. Nous vous invitions à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces tiers.
Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela nous soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse : [email protected]
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez le lien suivant : Accès aux renseignements personnels | Gouvernement du Québec (quebec.ca)
Comment nous contacter ?
Pour toute question ou commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Johanne Gagnon, greffière et directrice générale adjointe
418 827-4541
Plaintes
Notre responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et de toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.
Pour obtenir plus d’information concernant le processus de plaintes, consulter notre politique de gouvernance.
Allons-nous mettre à jour cette politique?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Internet, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
Date d’entrée en vigueur : 31 octobre 2023
Date de la première modification : 16 avril 2024